Jak si v záplavě úkolů vybrat ty, za které dostaneme největší odměnu, pochvalu či uznání

Začínáte vaše dny podobně?

Přijdeme do práce a pustíme se do úkolu, který nás nejvíce tlačí. Než se nadějeme, čeká na nás další. A pak další. A další. Tak uběhne skoro celý den a my odcházíme domů sice vyčerpaní, ale s pocitem dobře vykonané práce.

Je to ale skutečně “dobře vykonaná práce”?

Co kdybychom místo toho “nejvíce urgentního” začali tím, co je nejdůležitější? Nejen z toho momentálního pohledu… ale také toho dlouhodobého.

Seřadíme si veškerou práci tak, abychom nepropadli falešnému pocitu, že čím víc požárů uhasíme, tím výkonnějším jsme pracovníkem. A budeme se věnovat tomu, co je skutečně důležité.

Co by se stalo?

Slyším, že říkáte, že to zní sice logicky, ale že ne v každé profesi si můžeme stanovit jasné pořadí úkolů a podle toho pracovat.

Ano, většinou přijdou i úkoly nečekané, které náš denní plán naruší. Ale s nimi dopředu počítáme. A připravíme si na ně čas. Neměly by ale ohrozit naši práci tak, abychom už neměli čas na nic jiného. Každý z nás tuší, co musíme za den v práci stihnout. Mnohdy ale trávíme hodiny řešením drobných úkolů. A k tomu podstatnému se pak už nedostaneme.

Cítíme, že to není správná cesta. Často si říkáme, že to tak dál nejde: Dnes jsem sice dřel, ale zůstal jsem přitom vlastně jen stát na místě. Dopředu nás to neposunulo. A my přitom chceme vidět ty výsledky, že…

Jak se k nim tedy dopracovat?

Slyšeli jsme to už mnohokrát: To nejdůležitější jsou priority.

Proč to vlastně všechno děláme? K čemu to má směřovat? A splnění kterého úkolu nás tam dostane nejrychleji, tj. zaručí největší výsledky?

Známé Paretovo pravidlo říká, že 20 % práce přináší 80% výsledků. Zkuste se tedy sami sebe zeptat: Co můžu udělat či změnit ve 20 % své pracovní doby, aby to přineslo 80 % výsledků? Stejný princip platí o úkolech: 20 % úkolů zabere 80 % času. Nejnáročnější úkoly sice trvají déle, ale také přinesou nejvíce ovoce.

Když si to přiznáme, víme to vlastně už dlouho: Vyhýbat se náročnému úkolu se nevyplatí.

Na nesplněný úkol budeme stejně stále myslet. Odkládání toho důležitého se nebude líbit ani našemu šéfovi. A neprospěje to ani naší firmě.

Jak z toho ven?

Pokud sami jednoduše nepoznáme, který úkol má nejvyšší prioritu, můžeme si práci rozdělit do chytré tabulky.

Uděláme si seznam úkolů pro daný den a rozřadíme je podle následujícího klíče:

  1. úkoly důležité a naléhavé,
  2. úkoly důležité a nenaléhavé,
  3. úkoly naléhavé a nedůležité,
  4. úkoly nenaléhavé a nedůležité.

Poté se můžeme pustit do práce: Postupujme od úkolů č. 1 po úkoly č. 4.

Úkoly důležité a naléhavé jsou většinou takové, které je potřeba udělat okamžitě, například vyřešení krizové situace. Úkoly důležité a nenaléhavé pak mohou být ty nejdůležitější z dlouhodobějšího hlediska, například plánování či budování vztahů. A úkolům č. 3 a 4 se většinou můžeme věnovat až později. Až budou jedničky a dvojky splněny.

Někomu pomáhá, když si úkoly sepíše na papír. Jiný je umí nosit v hlavě. Vždy ale platí, že musíme odolat pokušení plnit nejdříve ty jednoduché a rychlé… a postupovat jen v určeném pořadí. V duchu nebo na papíře si je postupně odškrtáváme. A tím, jak vidíme, že nám práce odsýpá, dostáváme motivaci k té následující.

Říkáte si, že je to všechno příliš složité a nevíte, jak si podobné zvyky zavést do svého života? Nebo do života svých zaměstnanců? Schopnost ukočírovat svůj čas a nezabřednout do jednoduchých, ale nepodstatných prací, je schopností, kterou potřebujeme my i naši kolegové. Naštěstí na to ale nejste sami: Na „Školení, které je promění“ si totiž všechno natrénujeme. A hlavně: Ukážeme si, jak vyhrát i ten boj sama nad sebou (když nás bude svádět ono jednoduché hašení nepodstatných požárů). Zkusíte to?

Od Školení, které je promění Jak měnit ostatní Jak změnit sebe